Çalışan fişi yükler.
Muhasebe Excel'i indirir.
Aradaki tüm süreç ExpenSheet'te ilerler: fiş okunur, yönetici onaylar, finans kontrol eder, çalışan geri ödemesini takip eder.
Türkiye'deki fiş, KDV ve masraf süreçlerine göre geliştirildi. Şirket yapınızı CSV ile aktarın, çalışanları e-postayla davet edin.
Akaryakıt A.Ş.
AKARYAKIT VE TİC. LTD.
VKN 1234567890
TARİH27.08.2026
FİŞ NOA-004182
MOTORİN1.033,33
KDV %20206,67
TOPLAM1.240,00
Satıcıbelgeden okundu
Akaryakıt A.Ş.
Satıcı VKNbelgeden okundu
1234567890
Belge tarihibelgeden okundu
27.08.2026
Belge nobelgeden okundu
A-004182
Matrahbelgeden okundu
1.033,33
KDV %20belgeden okundu
206,67
Bir fişin kaybolması için hiçbir şeyin ters gitmesi gerekmez.
Yeter ki fiş bir cebe, onay bir mesaja, kayıt da ay sonuna kalsın.
- Çalışan
- Parasının ne zaman yatacağını bilemez.
- Yönetici
- Harcamayı çoğu zaman ödeme yapıldıktan sonra görür.
- Finans
- Ay sonunda fişleri tek tek girer, eksik belgeyi elle arar.
Bir fişin yolu
Aynı fişin çalışandan muhasebeye kadar nasıl ilerlediğini beş adımda izleyin.
01Çalışan
Telefonundan fotoğrafını çeker; alanlar otomatik dolar.
02Yönetici
Kişisel ve nakit harcamalar onaylayıcısına iletilir.
03Finans
Eksik alan, şüpheli tutar ve mükerrer belge işaretlenir.
04Yönetim
Ayın harcaması ve bekleyen işler tek panoda görünür.
05Muhasebe
Şirketinizin düzenine göre hazırlanmış Excel dosyası.
01Çalışan
Fişi yükler, durumunu takip eder
Fişi yüklediğinde alanlar otomatik dolar; çalışan kontrol edip gönderir. Ana ekranda ne kadar geri ödeme beklediğini ve giderlerinin hangi aşamada olduğunu görür.
- Ek uygulama gerekmez
- Telefonun tarayıcısı yeterli. Çalışan fişin fotoğrafını çeker ve doğrudan yükler.
- Her giderin durumu açıkça görünür
- Onay ve ödeme ayrı ayrı takip edilir; “onaylandı” ile “ödendi” aynı şey değildir.
- Düzeltme talebi gidere geri döner
- Yönetici düzeltme istediğinde gerekçesiyle birlikte döner; çalışan düzeltip yeniden gönderir.
Ödeme bekleyen
6.475,69 TRY
- Akaryakıt A.Ş.1.240,00 TRY27.08.2026Onay bekliyor
- Otel İstanbul5.235,69 TRY22.08.2026Ödeme bekliyor
- Kırtasiye Ltd.882,31 TRY14.08.2026Ödendi
02Yönetici
Onay, telefondan birkaç dokunuş
Yönetici tutarı ve gider detaylarını görür; onaylar, düzeltme ister veya reddeder. Düzeltme ve red kararlarında gerekçe yazılır; çalışan kendisine iletilen notu görür.
- Yalnızca kendisine atanmış giderler
- Yönetici yalnızca onayından sorumlu olduğu giderleri görür.
- Şirket kartı onaya düşmez
- Şirket kartıyla yapılan harcama geri ödeme oluşturmaz; kayıt ve belge yükümlülüğü aynen sürer.
- Her karar gider geçmişine kaydedilir
- Kim, ne zaman, hangi gerekçeyle karar verdi — giderin kendi geçmişinde durur.
1.240,00 TRY
- Satıcı
- Akaryakıt A.Ş.
- Çeşit
- Yakıt
- Ödeme
- Kişisel kart
- Belge
- Fiş eklendi
Müşteri ziyareti — Bursa, 27.08
03Finans
Ekrandaki toplam, dosyadaki toplam
Filtrelediğiniz giderlerle Excel çıktısı aynı kapsamı kullanır. Ekranda toplam gideri ve Excel'e aktarılmaya hazır onaylı kısmı ayrı ayrı görürsünüz.
Filtre sonucu
120 gider · 336.599,44 TRY
Excel'e aktarılacak (onaylanmış)
118 gider · 331.363,75 TRY
| Belge tarihi | Çalışan | Departman | Satıcı | Ödeme kaynağı | Durum | Tutar |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 27.08.2026 | Ayşe Y. | Satış | Akaryakıt A.Ş. | Kişisel kart | Onay bekliyor | 1.240,00 |
| 26.08.2026 | Mehmet D. | Operasyon | Otel İstanbul | Şirket kartı | Onaylandı | 5.235,69 |
| 25.08.2026 | Zeynep K. | Satış | Ulaşım A.Ş. | Nakit | İnceleniyor | 418,00 |
| 24.08.2026 | Burak A. | Yönetim | Kırtasiye Ltd. | Kişisel kart | Onaylandı | 882,31 |
| 23.08.2026 | Ayşe Y. | Satış | Restoran Ltd. | Kişisel kart | Aktarıldı | 1.640,00 |
- Tek filtre, üç belge
- Aynı filtreden muhasebe Excel'i, imzalı Masraf Formu ve KDV özeti oluşturabilirsiniz. Yalnızca muhasebe aktarımı giderin durumunu değiştirir.
- İnceleme, onaydan bağımsız
- Şüpheli tutar, eksik alan veya olası mükerrer belge işaretlenir. Bir gider onaylanmış olsa da incelemede kalabilir.
- Filtreler işin diliyle
- Departman, çalışan, proje, kategori, ödeme kaynağı, tarih aralığı ve durum.
- Ödeme tek hamlede
- Onaylanmış kişisel giderleri ödeme sonrası toplu olarak ödendi işaretleyebilirsiniz.
04Yönetim
Bu ay ne harcandı, nerede bekliyor?
Şirket sahibi sürecin her adımında yer almak zorunda değil; istediğinde genel tabloyu görür. Ayın harcaması, önceki döneme göre değişimi ve bekleyen işler tek bir panoda görünür.
- Her rakamın arkasında bir liste var
- Panodaki her rakama tıklayıp o toplamı oluşturan giderleri görebilirsiniz.
- Kırılımlar
- 12 aylık trend; departman, kategori, proje ve ödeme kaynağı dağılımı; en yüksek kalemler.
- Haftalık özet e-postası
- İsteyen yönetici haftalık özeti e-postayla alır. Özetteki veriler kullanıcının yetkisine göre hazırlanır.
Bu ay tanınan harcama
133.875,69 TRY
Önceki döneme göre %39,5 azaldı
Eyl 2025Ağu 2026
- Onay bekleyen72.139,29 TRY25 gider
- İnceleme bekleyen18.713,39 TRY7 kayıt
- Geri ödeme bekleyen314.220,40 TRY110 gider
05Muhasebe
Ve sonunda, bir dosya
Excel çıktısının sütunlarını, sıralamasını ve başlıklarını şirketinize göre bir kez ayarlayın. Sonraki çıktılar her seferinde aynı düzende hazırlanır.
| Belge Tarihi | Ay | Çalışan | Departman | Kategori | Proje | Satıcı Ünvanı | Satıcı VKN/TCKN | Belge Türü | Belge No | Matrah | KDV Tutarı | Genel Toplam | KDV Oranları | %20 Matrah | %20 KDV | %10 Matrah | %10 KDV | %1 Matrah | %1 KDV | Para Birimi | Ödeme Kaynağı | İş Amacı |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 27.08.2026 | 2026-08 | Ayşe Y. | Satış | Yakıt | Bursa saha | Akaryakıt A.Ş. | 1234567890 | Fiş | A-004182 | 1.033,33 | 206,67 | 1.240,00 | %20 | 1.033,33 | 206,67 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | TRY | Kişisel kart | Müşteri ziyareti — Bursa |
| 26.08.2026 | 2026-08 | Mehmet D. | Operasyon | Konaklama | — | Otel İstanbul | 9876543210 | Fatura | OTL2026-338 | 4.759,72 | 475,97 | 5.235,69 | %10 | 0,00 | 0,00 | 4.759,72 | 475,97 | 0,00 | 0,00 | TRY | Şirket kartı | Sevkiyat denetimi |
- KDV oranları ayrı ayrı hazırlanır
- %20, %10 ve %1 için matrah ve KDV ayrı sütunlarda gelir. Beyannameye girecek indirilecek KDV'yi elle ayırmanız gerekmez.
- Muhasebe programınıza doğrudan bağlantı yok
- Aktarım dosya üzerinden yürür: programınızın beklediği sütun düzenini bir kez kurarsınız, her ay aynı biçimde dosyayı alırsınız.
- Kendi hesap kodlarınızla
- Her gider kategorisine kendi muhasebe hesap kodunuzu tanımlar, bu kodu dosyaya ayrı bir sütun olarak ekleyebilirsiniz.
- Binek otomobil giderleri otomatik ayrıştırılır
- İndirilebilir kısım ile KKEG kısmı ayrı sütunlarda gelir (GVK 40/5, KDVK 30/d). Oranı şirketiniz belirler.
- Masraf Formu ve KDV özeti
- İmza satırlı Masraf Formu ve aylık KDV özeti aynı filtreden ayrıca indirilir; ikisi de hiçbir kaydın durumunu değiştirmez.
- Verinizi istediğiniz zaman alın
- Şirket verilerinizi istediğiniz zaman tek dosya halinde dışa aktarabilirsiniz.
Kimin neyi göreceği ayrı ayrı belirlenir
- Yetki ve veri kapsamı ayrı ayrı tanımlanır
- Bir kullanıcının ne yapabildiği ile hangi veriyi görebildiği ayrı ayrı belirlenir: tüm şirket, seçilen departmanlar veya seçilen projeler. Departman yöneticisi yalnızca kendi departmanının rakamlarını görür.
- Fiş görselleri herkese açık bağlantılarla paylaşılmaz
- Fişler özel bir arşivde saklanır. Görüntüleme bağlantıları kullanıcıya özeldir ve kısa süreli oluşturulur.
- Şirket verileri birbirinden ayrı tutulur
- Her şirket yalnızca kendi çalışan, departman, proje ve gider verilerine erişir.
- Farklı para birimleri birbirine karıştırılmaz
- Farklı para birimlerindeki tutarlar hiçbir yerde toplanmaz; her rakam kendi para biriminde raporlanır.
Önce pilot kapsamını netleştiriyoruz
Nasıl ilerler
- Şirket yapınızı ve aylık gider hacminizi konuşuruzÇalışan sayısı, aylık fiş adedi, departmanlar ve şirket kartı kullananlar. Kapsamı ve beklentileri birlikte netleştiririz.
- Kurulum CSV ile yapılırDepartman, çalışan, onaylayıcı, proje ve şirket kartı yetkileri hazırladığınız dosyalardan aktarılır. Şablonları biz veririz.
- Çalışanlar davetle katılırDavet e-postasını kabul eden çalışan ilk fişini aynı gün yükleyebilir.
Bu sürümde olmayanlar
Kapsamı baştan net tutuyoruz. Aşağıdaki özellikler v1 ve pilot kapsamına dahil değil:
- ERP entegrasyonu
- Banka entegrasyonu
- Kredi kartı sağlayıcısı entegrasyonu
- Departman veya proje bütçesi
- Native iOS / Android uygulaması
- WhatsApp üzerinden fiş toplama
- Yapay zekâ asistanı
- Çoklu para birimi çevrimi
- Otomatik muhasebe fişi üretimi
Kurulumun ardından çalışanlar fiş yüklemeye başlayabilir
Şirketinizin büyüklüğünü ve aylık fiş adedini yazın; kapsamı birlikte netleştirelim.