Belege nach Excel importieren: Beispiele

Ein Excel-Export ist dann hilfreich, wenn die Daten filterbar, summierbar und prüfbar sind. Die Tabelle sollte so aufgebaut sein, dass Monatsauswertungen und Rückfragen schnell möglich sind.

Ein guter Start sind die Spalten Datum, Händler, Kategorie, Steuerbetrag, Gesamtbetrag, Währung, Zahlungsart, Dokumenttyp, Quelldatei und Notiz. Für projektbasierte Arbeit kann eine Projekt- oder Kundenspalte ergänzt werden.

Beispiel: Eine Freelancerin filtert alle Softwarekosten eines Monats und prüft wiederkehrende Abos. Ein kleines Team filtert Reisekosten und erstellt eine Spesenübersicht. Die Steuerberatung öffnet bei unklaren Zeilen direkt die verknüpfte Quelldatei.

Nach dem Import sollten Zahlenformate geprüft werden. Beträge, die als Text importiert wurden, lassen sich nicht korrekt summieren. Auch Datumsformate können je nach Spracheinstellung falsch interpretiert werden.

Kennzeichnen Sie manuelle Korrekturen. Eine Notiz oder Hervorhebung macht später nachvollziehbar, welche OCR-Felder geprüft wurden.