Belege nach Excel importieren: Beispiele

Ein Excel-Export ist dann hilfreich, wenn die Daten filterbar, summierbar und prüfbar sind. Die Tabelle sollte so aufgebaut sein, dass Monatsauswertungen und Rückfragen schnell möglich sind.

Ein guter Start sind die Spalten Datum, Händler, Kategorie, Steuerbetrag, Gesamtbetrag, Währung, Zahlungsart, Dokumenttyp, Quelldatei und Notiz. Für projektbasierte Arbeit kann eine Projekt- oder Kundenspalte ergänzt werden.

Erwartet Ihre Buchhaltungssoftware ein festes Spaltenlayout, definieren Sie es einmalig, statt jeden Export neu umzusortieren. Melden Sie sich bei ExpenSheet an und laden Sie unter Ausgabeeinstellungen die Kopfzeile der Datei hoch, die Sie in diese Software importieren; die Ausgabe entsteht exakt mit diesen Spaltennamen in dieser Reihenfolge. Auch ohne Vorlage können Sie Spalten ausblenden, per Drag & Drop umsortieren und die Überschriften umbenennen — diese Anordnung wird in Ihrem Konto gespeichert.

Beispiel: Eine Freelancerin filtert alle Softwarekosten eines Monats und prüft wiederkehrende Abos. Ein kleines Team filtert Reisekosten und erstellt eine Spesenübersicht. Die Steuerberatung öffnet bei unklaren Zeilen direkt die verknüpfte Quelldatei.

Nach dem Import sollten Zahlenformate geprüft werden. Beträge, die als Text importiert wurden, lassen sich nicht korrekt summieren. Das lässt sich schon vor dem Download klären: Wählen Sie in den Ausgabeeinstellungen von ExpenSheet das Dezimaltrennzeichen (Komma oder Punkt) und das Spaltentrennzeichen (Semikolon oder Komma), das Ihre Tabellenkalkulation erwartet. Beim Excel-Format (XLSX) werden Zahlen ohnehin als echte Zahlen geschrieben, dort tritt das Problem nicht auf. Auch Datumsformate können je nach Spracheinstellung falsch interpretiert werden.

Kennzeichnen Sie manuelle Korrekturen. Eine Notiz oder Hervorhebung macht später nachvollziehbar, welche OCR-Felder geprüft wurden.