So funktioniert's
ExpenSheet verwandelt Fotos von Belegen und Rechnungen in vier Schritten in eine bearbeitbare Excel-Tabelle.
In vier Schritten vom Beleg zu Excel
1. Beleg oder Rechnung hochladen
Ziehen Sie eine JPG-, PNG- oder PDF-Datei hierher oder wählen Sie eine Datei aus. Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen; jedes wird separat verarbeitet. Hochauflösende Handyfotos werden vor dem Upload im Browser automatisch verkleinert, damit der Upload schnell bleibt.
2. Automatische OCR-Erkennung
Dokumente werden per OCR (optische Zeichenerkennung) gelesen und Felder wie Datum, Händlername, Belegnummer, Steuersatz, Steuerbetrag und Gesamtbetrag werden erkannt. Bei abweichenden Ergebnissen führt das System eine Plausibilitätsprüfung durch und wählt möglichst den zuverlässigsten Wert.
3. Tabelle prüfen und korrigieren
Die erkannten Daten werden automatisch zu einer Tabelle. Unlesbare oder unsichere Felder werden markiert; Sie können eine Zelle anklicken, um sie zu bearbeiten, oder eine Zeile doppelklicken, um den Originalbeleg zu sehen. Sie wählen auch, welche Spalten sichtbar sind.
4. Als Excel, CSV oder JSON herunterladen
Laden Sie die Tabelle mit einem Klick herunter. Excel (XLSX) ist voreingestellt; CSV und JSON sind ebenfalls verfügbar. Spaltenreihenfolge und Überschriften bleiben erhalten, sodass die Datei direkt in Ihren Buchhaltungsablauf passt.
Unterstützte Dokumente und Formate
ExpenSheet arbeitet mit den Dokumenttypen, die Sie täglich nutzen:
- JPG- und PNG-Fotos von Belegen, Rechnungen oder POS-Slips
- PDF-Belege und -Rechnungen — textbasierte PDFs werden genauer gelesen als fotobasierte
- Bis zu 10 MB pro Datei
- Belegterminologie auf Türkisch (KDV), Englisch (VAT) und Deutsch (MwSt)
Beispiel: von Belegen zur Tabelle
Unten sehen Sie, wie das gemeinsame Hochladen mehrerer Belege sie zu einer einzigen Excel-Tabelle zusammenführt.
Tipps für das genaueste Ergebnis
- Legen Sie den Beleg auf eine ebene Fläche und halten Sie alle Kanten im Bild.
- Reduzieren Sie Schatten und Reflexionen; nutzen Sie gleichmäßiges Licht.
- Fotografieren Sie Thermobelege vor dem Verblassen, idealerweise am selben Tag.
- Verwenden Sie bei PDFs möglichst eine textbasierte Datei.
- Prüfen Sie erkannte Werte bei Dokumenten mit hohen Beträgen manuell.
Kurze Fragen zum Ablauf
Wie viele Dokumente kann ich gleichzeitig hochladen?
Sie können bis zu 10 Dateien gleichzeitig hochladen. Jede wird separat verarbeitet und die Ergebnisse werden in einer Tabelle zusammengeführt.
Welche Felder werden automatisch erkannt?
Felder wie Datum, Händlername, Belegnummer, Steuersatz, Steuerbetrag, Gesamtbetrag und Währung werden angestrebt.
Werden meine Dokumente gespeichert?
Dateien werden zur Umwandlung verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert. Details finden Sie auf der Datenschutzseite.