So funktioniert's
ExpenSheet verwandelt Fotos von Belegen und Rechnungen in vier Schritten in eine bearbeitbare Excel-Tabelle.
In vier Schritten vom Beleg zu Excel
1. Beleg oder Rechnung hochladen
Ziehen Sie eine JPG-, PNG- oder PDF-Datei hierher oder wählen Sie eine Datei aus. Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen; jedes wird separat verarbeitet. Hochauflösende Handyfotos werden vor dem Upload im Browser automatisch verkleinert, damit der Upload schnell bleibt.
2. Automatische OCR-Erkennung
Dokumente werden per OCR (optische Zeichenerkennung) gelesen und Felder wie Datum, Händlername, Steuernummer des Verkäufers, Belegnummer, Steuersatz, Steuerbetrag, Nettobetrag, Gesamtbetrag, Zahlungsart und die letzten 4 Ziffern der Zahlungskarte werden erkannt. Enthält ein Foto mehrere Belege, wird jeder Beleg zu einer eigenen Zeile. Die erkannten Werte durchlaufen eine Plausibilitätsprüfung, und das zuverlässigste Ergebnis wird gewählt.
3. Tabelle prüfen und korrigieren
Die erkannten Daten werden automatisch zu einer Tabelle. Unlesbare oder unsichere Felder werden markiert; Sie können eine Zelle anklicken und bearbeiten — ändern Sie einen Betrag, läuft die Prüfung von Netto, MwSt und Gesamtbetrag erneut. Per Doppelklick auf eine Zeile sehen Sie das Originaldokument, bei Fotos mit mehreren Belegen den Bildausschnitt genau dieses Belegs. Spalten können Sie ausblenden, umsortieren und mit eigenen Überschriften benennen.
4. Als Excel, CSV oder JSON herunterladen
Laden Sie die Tabelle mit einem Klick herunter. Excel (XLSX) ist voreingestellt; CSV und JSON sind ebenfalls verfügbar. Spaltenreihenfolge und Überschriften bleiben erhalten. Nach der Anmeldung öffnet sich das Menü Ausgabeeinstellungen: Laden Sie Ihre eigene Buchhaltungsvorlage hoch, damit die Ausgabe exakt mit diesen Spaltennamen in dieser Reihenfolge erzeugt wird, und wählen Sie Dezimal- und Spaltentrennzeichen für CSV.
Unterstützte Dokumente und Formate
ExpenSheet arbeitet mit den Dokumenttypen, die Sie täglich nutzen:
- JPG- und PNG-Fotos von Belegen, Rechnungen oder POS-Slips
- PDF-Belege und -Rechnungen — textbasierte PDFs werden genauer gelesen als fotobasierte
- Bis zu 10 MB pro Datei
- Belegterminologie auf Türkisch (KDV), Englisch (VAT) und Deutsch (MwSt)
Beispiel: von Belegen zur Tabelle
Unten sehen Sie, wie das gemeinsame Hochladen mehrerer Belege sie zu einer einzigen Excel-Tabelle zusammenführt.
Tipps für das genaueste Ergebnis
- Legen Sie den Beleg auf eine ebene Fläche und halten Sie alle Kanten im Bild.
- Reduzieren Sie Schatten und Reflexionen; nutzen Sie gleichmäßiges Licht.
- Fotografieren Sie Thermobelege vor dem Verblassen, idealerweise am selben Tag.
- Verwenden Sie bei PDFs möglichst eine textbasierte Datei.
- Prüfen Sie erkannte Werte bei Dokumenten mit hohen Beträgen manuell.
Kurze Fragen zum Ablauf
Wie viele Dokumente kann ich gleichzeitig hochladen?
Sie können bis zu 10 Dateien gleichzeitig hochladen. Jede wird separat verarbeitet und die Ergebnisse werden in einer Tabelle zusammengeführt.
Welche Felder werden automatisch erkannt?
Angestrebt werden Datum, Händlername, Steuernummer des Verkäufers, Belegnummer, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Gesamtbetrag, Währung, Zahlungsart und die letzten 4 Ziffern der Zahlungskarte. Bei Rechnungen werden zusätzlich Käufername und Steuernummer des Käufers gelesen.
Was passiert, wenn ein Foto mehrere Belege enthält?
Das Foto wird automatisch aufgeteilt und jeder Beleg erhält eine eigene Zeile in der Tabelle. Per Doppelklick auf eine Zeile sehen Sie den Bildausschnitt genau dieses Belegs. Lassen sich die Belege nicht trennen, wird die Zeile markiert, damit Sie sie prüfen können.
Kann ich die Ausgabe im Spaltenlayout meiner Buchhaltungssoftware erhalten?
Ja. Laden Sie nach der Anmeldung unter Ausgabeeinstellungen Ihre eigene Vorlage hoch — geben Sie die Kopfzeile der Datei an, die Sie in Ihre Buchhaltungssoftware importieren, und die Ausgabe wird exakt mit diesen Spaltennamen in dieser Reihenfolge erzeugt. Es wird nur die Kopfzeile gelesen; die Daten in der Vorlagendatei werden nicht gespeichert.
Werden meine Dokumente gespeichert?
Beleg- und Rechnungsdateien werden ausschließlich zur Umwandlung verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert. Bei einer Anmeldung wird in Ihrem Konto nur Ihre Ausgabekonfiguration gespeichert: Spaltenanordnung, die von Ihnen vergebenen Spaltennamen und die Überschriften der hochgeladenen Buchhaltungsvorlage. Details finden Sie auf der Datenschutzseite.