Mehrwertsteuer auf Belegen richtig lesen

In Deutschland zeigen Belege häufig Netto- oder Bruttobetrag, Mehrwertsteuerbetrag und Steuersatz. Bei gemischten Einkäufen können mehrere Steuersätze auf demselben Beleg erscheinen.

Prüfen Sie zuerst, ob Händler, Datum und Gesamtbetrag lesbar sind. Danach vergleichen Sie Steuerbetrag und Bruttosumme. Wenn mehrere Steuersätze vorhanden sind, sollte die Summe der Steuerzeilen zur ausgewiesenen Gesamtsumme passen.

OCR-Fehler entstehen oft bei Komma und Punkt. Im deutschen Format wird 1.234,56 anders gelesen als im englischen Format. Beim Excel-Import muss das Zahlenformat zur Spracheinstellung passen, sonst werden Summen falsch berechnet.

Manche Kleinbetragsbelege enthalten weniger Informationen als eine vollständige Rechnung. Für die Buchhaltung kann trotzdem entscheidend sein, dass der Beleg lesbar, nachvollziehbar und der Ausgabe zugeordnet ist.

Speichern Sie Steuerbetrag und Bruttobetrag getrennt. Wenn kein Steuerbetrag ausgewiesen ist, sollte das Feld leer bleiben statt geschätzt zu werden. Leere Felder lassen sich später gezielt prüfen.

Enthält ein Beleg mehrere Steuersätze, kann eine Buchhaltungsvorlage sie auseinanderhalten. Wenn die Kopfzeile, die Sie in ExpenSheet hochladen, je Satz eigene Spalten enthält — Netto, MwSt oder Brutto pro Satz —, werden die erkannten Steuersätze dorthin übertragen. Sätze, für die die Vorlage keine Spalte hat, werden Ihnen vor dem Download genannt, statt still in einen anderen Satz einzufließen.

Steuerregeln ändern sich und Ausnahmen sind möglich. Stimmen Sie Sonderfälle mit Ihrer Steuerberatung ab.