Mehrwertsteuer auf Belegen richtig lesen
Deutsche MwSt.-Felder, mehrere Steuersätze und Plausibilitätskontrollen einfach erklärt.
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Kurz gesagt
Deutsche Belege zeigen meist Netto- oder Bruttobetrag, MwSt.-Betrag und Steuersatz, bei gemischten Einkäufen auch mehrere Sätze. Prüfen Sie, ob die Steuerzeilen zur Gesamtsumme passen, speichern Sie Steuer- und Bruttobetrag getrennt und achten Sie auf Komma und Punkt.
In Deutschland zeigen Belege häufig Netto- oder Bruttobetrag, Mehrwertsteuerbetrag und Steuersatz. Bei gemischten Einkäufen können mehrere Steuersätze auf demselben Beleg erscheinen.
Prüfen Sie zuerst, ob Händler, Datum und Gesamtbetrag lesbar sind. Danach vergleichen Sie Steuerbetrag und Bruttosumme. Wenn mehrere Steuersätze vorhanden sind, sollte die Summe der Steuerzeilen zur ausgewiesenen Gesamtsumme passen.
OCR-Fehler entstehen oft bei Komma und Punkt. Im deutschen Format wird 1.234,56 anders gelesen als im englischen Format. Beim Excel-Import muss das Zahlenformat zur Spracheinstellung passen, sonst werden Summen falsch berechnet.
Manche Kleinbetragsbelege enthalten weniger Informationen als eine vollständige Rechnung. Für die Buchhaltung kann trotzdem entscheidend sein, dass der Beleg lesbar, nachvollziehbar und der Ausgabe zugeordnet ist.
Speichern Sie Steuerbetrag und Bruttobetrag getrennt. Wenn kein Steuerbetrag ausgewiesen ist, sollte das Feld leer bleiben statt geschätzt zu werden. Leere Felder lassen sich später gezielt prüfen.
Enthält ein Beleg mehrere Steuersätze, zeigt ExpenSheet ihn als eine Zeile je Steuersatz, wenn die gedruckte Aufschlüsselung das erlaubt, und markiert eine Zeile, deren MwSt zu keinem einzelnen Satz passt, damit Sie sie vor dem Export aufteilen können.
Steuerregeln ändern sich und Ausnahmen sind möglich. Stimmen Sie Sonderfälle mit Ihrer Steuerberatung ab.