Wie Belege zu Buchhaltungsdaten werden

Ein Beleg wird erst dann für die Buchhaltung nützlich, wenn die wichtigsten Informationen strukturiert vorliegen: Datum, Händler, Betrag, Steuer, Zahlungsart und geschäftlicher Zweck. Ein Foto allein ist oft schwer auszuwerten.

Fotografieren Sie Belege möglichst sofort. Thermopapier verblasst, und kleine Steuerzeilen sind nach einigen Monaten oft schlechter lesbar. Das Foto sollte den ganzen Beleg zeigen, gerade ausgerichtet sein und keine starken Reflexionen enthalten.

Ordnen Sie jede Ausgabe einer Kategorie zu, zum Beispiel Bürobedarf, Reisekosten, Bewirtung, Versand, Software oder Projektkosten. Kategorien erleichtern Monatsauswertungen und Rückfragen mit der Steuerberatung.

Nach der OCR-Erkennung sollten Datum, Händler, Gesamtbetrag und Steuerbetrag kontrolliert werden. Automatisierung spart Tipparbeit, ersetzt aber keine Prüfung bei hohen oder ungewöhnlichen Beträgen. Der Leitfaden zur Korrektur von OCR-Fehlern hilft, typische Fehler zu erkennen.

Eine einfache Excel-Struktur enthält Datum, Händler, Kategorie, Steuersatz, Steuerbetrag, Gesamtbetrag, Währung, Zahlungsart, Quelldatei und Notiz. Die Quelldatei verbindet die Tabellenzeile mit dem Originalbeleg. Erwartet Ihre Buchhaltungssoftware ein eigenes Spaltenlayout, müssen Sie nichts von Hand umsortieren: Melden Sie sich bei ExpenSheet an und laden Sie unter Ausgabeeinstellungen die Kopfzeile dieser Datei als Vorlage hoch — die Ausgabe entsteht exakt mit diesen Spaltennamen in dieser Reihenfolge. Anregungen zum Aufbau finden Sie unter Beispiele zum Import von Belegen nach Excel.

Dieser Artikel ist allgemeine Information und keine Steuerberatung. Die steuerliche Behandlung hängt von Unternehmen, Land und Ausgabeart ab.