Excel'e fiş aktarma örnekleri

Fişleri Excel'e aktarmanın amacı sadece satır oluşturmak değildir; harcamaları filtrelenebilir, toplanabilir ve muhasebeye gönderilebilir hale getirmektir. Bu yüzden tablo yapısını baştan doğru kurmak önemlidir.

Basit bir gider tablosu şu sütunlarla başlayabilir: tarih, satıcı, kategori, KDV oranı, KDV tutarı, toplam tutar, para birimi, ödeme yöntemi, belge tipi ve açıklama. Eğer farklı departmanlar veya projeler için harcama yapıyorsanız proje kodu veya müşteri adı sütunu da eklenebilir.

Örnek kullanım: Ay sonunda kategoriye göre pivot tablo oluşturup ofis, ulaşım ve yazılım harcamalarını ayrı ayrı görebilirsiniz. KDV tutarını toplam satırda izlemek, beyan hazırlığı öncesinde hızlı kontrol sağlar.

OCR çıktısını Excel'e aktardıktan sonra ilk yapılacak şey sayı formatlarını kontrol etmektir. Türkçe ondalık ayraç virgüldür; İngilizce formatta nokta kullanılabilir. Yanlış format, toplamların hatalı hesaplanmasına neden olur.

Bir başka iyi uygulama da orijinal dosya adını tabloda saklamaktır. Böylece Excel satırından ilgili fiş görseline geri dönmek kolaylaşır. Denetim veya muhasebe sorusu geldiğinde arama süresi ciddi şekilde azalır.