Excel'e fiş aktarma örnekleri

Fişleri Excel'e aktarmanın amacı sadece satır oluşturmak değildir; harcamaları filtrelenebilir, toplanabilir ve muhasebeye gönderilebilir hale getirmektir. Bu yüzden tablo yapısını baştan doğru kurmak önemlidir.

Basit bir gider tablosu şu sütunlarla başlayabilir: tarih, satıcı, kategori, KDV oranı, KDV tutarı, toplam tutar, para birimi, ödeme yöntemi, belge tipi ve açıklama. Eğer farklı departmanlar veya projeler için harcama yapıyorsanız proje kodu veya müşteri adı sütunu da eklenebilir.

Muhasebe programınız kendi başlık düzenini bekliyorsa sütunları elle yeniden düzenlemek yerine o düzeni bir kez tanımlayın. ExpenSheet'te giriş yaptıktan sonra Çıktı Ayarları'ndan programınıza aktardığınız dosyanın başlık satırını şablon olarak yükleyebilirsiniz; çıktı birebir o sütun adları ve sırasıyla üretilir. Şablon kullanmasanız bile sütunları gizleyebilir, sürükleyerek sıralayabilir ve başlıklarına kendi adlarınızı verebilirsiniz — bu düzen hesabınıza kaydedilir.

Örnek kullanım: Ay sonunda kategoriye göre pivot tablo oluşturup ofis, ulaşım ve yazılım harcamalarını ayrı ayrı görebilirsiniz. KDV tutarını toplam satırda izlemek, beyan hazırlığı öncesinde hızlı kontrol sağlar.

OCR çıktısını Excel'e aktardıktan sonra ilk yapılacak şey sayı formatlarını kontrol etmektir. Türkçe ondalık ayraç virgüldür; İngilizce formatta nokta kullanılabilir. Yanlış format, toplamların hatalı hesaplanmasına neden olur. ExpenSheet'te bunu indirmeden önce ayarlayabilirsiniz: Çıktı Ayarları'ndan CSV'nin ondalık ayırıcısını (virgül veya nokta) ve sütun ayırıcısını (noktalı virgül veya virgül) seçersiniz. Excel (XLSX) biçiminde ise sayılar her durumda gerçek sayı olarak yazıldığı için bu sorun oluşmaz.

Bir başka iyi uygulama da orijinal dosya adını tabloda saklamaktır. Böylece Excel satırından ilgili fiş görseline geri dönmek kolaylaşır. Denetim veya muhasebe sorusu geldiğinde arama süresi ciddi şekilde azalır.