Mali müşavirler için ay sonu fiş ve fatura işleme

Ay sonu fiş işleme, belgeleri tek tek yazmaktan daha geniş bir iştir: doğru mükellefi ve dönemi seçmek, eksik belgeleri tamamlamak, okunan tutarları kontrol etmek ve muhasebeye uygun çıktı hazırlamak gerekir. ExpenSheet'in müşavir alanı fiş ve faturaları OCR ile okuyup mükellef dosyalarında toplar; kontrol sonrası KDV özeti, masraf formu ve muhasebe hazırlığı için dönem çıktıları sunar.

1. Mükellef ve dönem sınırını netleştirin

Gelen belgeleri dosya sahibine göre ayırın. E-posta, telefon fotoğrafı ve taranmış PDF aynı ayın farklı kanallardan gelen belgeleri olabilir. Gönderildiği ay ile belgenin tarihi farklıysa yalnız dosya adına bakarak dönem seçmeyin.

Ofis içinde bir teslim listesi tutun: mükellef, beklenen belge grubu, gelen belgeler ve tamamlanması gerekenler. ExpenSheet'e aldığınız belgelerin sayısı, mükellefin tüm belgelerinin geldiğinin kanıtı değildir. Eksik belgeyi mükelleften isteme ve teslim takvimi ofisinizin sürecinde kalır.

2. Toplu yüklemenin ardından orijinalle kontrol edin

Fiş ve fatura görüntülerini seçtiğiniz mükellef dosyasında işleyin. Aynı fotoğraftaki farklı fişlerin ayrı satırlara çıktığını, fatura ve Z raporunun doğru belge türünde işlendiğini kontrol edin. Belge görüntüsü ile kayıt arasındaki bağı koruyun; sonradan gelen soruyu yalnız tablo toplamıyla yanıtlamayın.

Tarih, satıcı, belge numarası, VKN, toplam ve KDV'yi inceleyin. Özellikle silik baskı ve ondalık ayraç hataları için OCR hatalarını düzeltme rehberi pratik kontrol adımlarını anlatır. Aynı belgenin farklı kanallardan gelen kopyalarını ayrıca kontrol edin.

3. Kontrol bekleyen belgeleri ayırın

Eksik veya tutarsız alanı olan kaydı belge görüntüsünden düzeltin. Belgenin hangi işe ait olduğu belirsizse mükellefe sorun. Bir kategorinin otomatik atanması, giderin vergisel değerlendirmesini tamamlamaz. Gider hesap kodları, karşı hesaplar ve varsa kısıtlamalar mükellefin gerçek durumuna göre kontrol edilir.

Örneğin aynı gün aynı satıcıdan gelen aynı tutarlı iki belgeyi doğrudan silmek yerine belge numarasını ve görüntüsünü karşılaştırın: iki ayrı harcama da olabilir, aynı belgenin kopyası da.

4. KDV özeti ve masraf formunu birlikte okuyun

KDV özeti dönem içindeki belge ve vergi tutarlarının kontrolünü; masraf formu harcamaların düzenli sunulmasını sağlar. Bir belgedeki toplam KDV ile farklı oranlara ait kırılımlar aynı kavram değildir. Çok oranlı fişte yalnız tek oranı bütün tutara uygulamayın; fişte KDV okuma rehberinden yararlanın.

İndirmeden önce dönem filtresini ve seçilen belge kümesini kontrol edin. Çıktıdaki adet ve toplamları aynı seçimin ekrandaki değerleriyle karşılaştırın. KDV özeti, beyanname değildir; yalnız yüklenen belgelerden oluşan bir özet tüm defter kayıtlarını temsil etmeyebilir.

5. Mizan ve mahsup hazırlığını ayrı tamamlayın

Mizan, OCR satırlarının toplamı değildir; hesaplara yazılmış borç ve alacak hareketleri ile bakiyelerin özetidir. Mevcut mizanı içeri alma, açılış kaydı, dönem işlemlerini hesaplara yazma ve güncel mizan kontrolü ayrı aşamalardır. Açılış bakiyesini tekrar dönem gideri olarak işlemeyin.

Muhasebe programına dosya hazırlarken belge listesi ile mahsup fişini ayırın. Hesap planı, dönem ve borç/alacak dengesi kontrolünden sonra hedef programın şablonunu kullanın. Luca Excel fiş aktarımı hazırlığı bu ayrımı ve aktarım öncesi kontrolleri anlatır.

Teslim etmeden önce kısa kontrol listesi

1. Mükellef ve dönem doğru; eksik belge talebi ayrı kaydedildi.
2. Belge görüntüleri okunabilir; şüpheli kayıtlar orijinalle karşılaştırıldı.
3. Tutar, KDV, tarih ve belge numarası kontrol edildi.
4. KDV özeti ve masraf formu aynı belge kümesinden alındı.
5. Muhasebe hazırlığında hesap eşlemeleri ve borç/alacak dengesi kontrol edildi.
6. Aktarım dosyası ve hedef programdaki kabul sonucu ayrı kaydedildi.

Hangi ExpenSheet akışı size uygun?

Tek seferlik tablo için hızlı fiş OCR ve Excel aracı yeterlidir. Birden çok mükellefin arşivi ve dönem çıktıları için Müşavirler için ExpenSheet akışını inceleyin. Bir şirketin çalışanlarından masraf toplama, yönetici onayı ve geri ödeme takibi için şirket masraf yönetimi ayrı bir süreç sunar.